Cán bộ, công chức, người làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Uar có trách nhiệm thực hiện chuẩn mực, đạo đức giao tiếp, ứng xử theo các quy định sau: 

I. GIAO TIẾP ỨNG XỬ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC, CÁ NHÂN 

1. Nguyên tắc chung Tôn trọng, lắng nghe, tận hình hướng dẫn. Ngôn ngữ giao tiếp chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu. Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện, kiên nhẫn và hòa nhã. 

2. Khi giao tiếp trực tiếp - Thực hiện “4 xin, 4 luôn”: Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép; Luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ. 

- Tập trung lắng nghe, nhìn về phía người nói, thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu yêu cầu của họ. Không ngắt lời người nói một cách đột ngột. 

- Không làm việc riêng, không sử dụng điện thoại di động vào mục đích cá nhân trong khi đang giao dịch. 

- Hướng dẫn quy trình, thủ tục một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác, hướng dẫn điền các biểu mẫu (nếu có). 

- Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đúng quy trình, đúng thẩm quyền. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, phải giải thích rõ ràng, chi tiết các nội dung cần bổ sung, hoàn thiện và ghi rõ trong phiếu hướng dẫn. Không từ chối tiếp nhận hồ sơ hợp lệ mà không có lý do chính đáng. 

3. Khi giao tiếp qua điện thoại Không để người gọi chờ máy quá lâu mà không có lý do. Không trả lời cộc lốc, hoặc tỏ thái độ khó chịu trong quá trình trao đổi. Ghi nhận đầy đủ thông tin cần thiết trong quá trình trao đổi. 

4. Khi giao tiếp qua môi trường mạng (Email, Zalo, Cổng dịch vụ công…) Phản hồi kịp thời, đúng thời hạn quy định. Không sử dụng ngôn ngữ nói, từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc (icon) không phù hợp trong văn bản trả lời chính thức. Nội dung trả lời phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng và đúng thẩm quyền. Sử dụng ngôn ngữ văn phòng lịch sự, nghiêm túc, có tiêu đề và chữ ký rõ ràng. Phải bảo mật thông tin của tổ chức, cá nhân theo quy định.  

II. GIAO TIẾP, ỨNG XỬ VỚI ĐỒNG NGHIỆP 

1. Trong quan hệ công tác 

- Đối với lãnh đạo cấp trên, cán bộ, công chức, người làm việc phải tuân thủ thứ bậc hành chính, phục tùng sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việc của cấp trên; không trốn tránh, thoái thác nhiệm vụ; không nịnh bợ lấy lòng vì động cơ không trong sáng. 

- Cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý không được duy ý chí, áp đặt, bảo thủ; phải tôn trọng, lắng nghe ý kiến của cấp dưới; gương mẫu trong giao tiếp, ứng xử. 

- Tôn trọng, hợp tác, đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ. Không bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ. - Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Không né tránh, đùn đẩy trách nhiệm. 

- Có thái độ thẳng thắn, xây dựng khi góp ý cho đồng nghiệp. Không nói xấu, hạ uy tín của đồng nghiệp. 

2. Trong sinh hoạt hàng ngày Giữ gìn không gian làm việc chung sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Ứng xử văn minh, lịch sự, tôn trọng không gian riêng của đồng nghiệp. Có ý thức tiết kiệm điện, nước, văn phòng phẩm và các tài sản công. 

III. GIAO TIẾP, ỨNG XỬ TRONG MỘT SỐ TÌNH HUỐNG ĐẶC BIỆT 

1. Khi tổ chức, cá nhân bức xúc, to tiếng 

- Giữ thái độ bình tĩnh, lắng nghe để hiểu rõ nguyên nhân. Mời họ vào khu vực riêng (nếu cần) để tránh ảnh hưởng đến người khác. Tuyệt đối không đôi co, tranh cãi, thách thức với tổ chức, cá nhân. 

- Giải thích nhẹ nhàng, ôn hòa dựa trên các quy định. Không có những hành vi, lời nói làm tình hình trở nên căng thẳng hơn. 

- Trường hợp vượt quá thẩm quyền, phải báo cáo ngay cho lãnh đạo trực tiếp để xin ý kiến chỉ đạo. 

2. Khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật Nhanh chóng thông báo cho bộ phận kỹ thuật để khắc phục. Lịch sự xin lỗi và giải thích rõ ràng cho tổ chức, cá nhân về sự cố. Hướng dẫn các phương án xử lý thay thế (nếu có) hoặc hẹn lại vào thời gian khác./.